Worauf es bei der Nebenkostenabrechnung ankommt

Die Kosten der Unterkunft, also für das Wohnen zur Miete, gliedern sich in die zwei Bereiche Kaltmiete und Betriebs- beziehungsweise Nebenkosten. Die Kaltmiete ist eindeutig definiert; sie ist der Preis in Euro je Quadratmeter Wohnfläche. In dem Mietvertrag für das Haus oder für die Wohnung sollten der Richtigkeit und der Vollständigkeit halber sowohl die Zahl der Räume als auch die Summe der Quadratmeter aufgeführt sein. Multipliziert mit dem vereinbarten Quadratmeterpreis ist das die Kaltmiete, also die Wohnungsmiete ohne irgendwelche anderweitige Kosten.

Rechtsgrundlage für die Nebenkosten ist die Betriebskostenverordnung, die BetrKV, in der zurzeit gültigen Fassung aus Mai 2012. Die Betriebskosten werden wahlweise auch als Nebenkosten bezeichnet, sind aber von den Kostenarten her identisch. Kaltmiete und Nebenkosten ergeben zusammen die Warmmiete. Da die Nebenkosten sehr uneinheitlich und individuell auf das jeweilige Mietverhältnis bezogen anfallen, gibt erst eine genaue Kenntnis ihrer Kostenarten näheren Aufschluss darüber, welche Kostenarten letztendlich in der Warmmiete enthalten sind. Feststeht, dass die Nebenkosten vom Mieter zu zahlen, auf ihn umgangssprachlich umlagefähig sind. Das heißt, sie werden vom Vermieter verauslagt und im Rahmen der jährlichen Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt. Der leistet mit seiner monatlichen Warmmiete für die Nebenkosten möglichst realistisch kalkulierte Vorauszahlungen, die mit der endgültigen jährlichen Nebenkostenabrechnung verrechnet werden. Ein immer wiederkehrendes Beispiel für Unterschiede bei den Nebenkosten sind die Heizkosten. Je nach Heizungssystem und Vertragspartner sind sie entweder in den Nebenkosten enthalten, oder der Mieter ist selbst der Vertragspartner des Energieversorgungsunternehmens. Dadurch steigen oder sinken die Nebenkosten optisch, wiewohl der Mieter auf jeden Fall seine Heizkosten bezahlen muss.

Im Mietvertrag sollten der Klarheit halber alle Nebenkosten detailliert benannt werden. Aus dem Vertragscharakter heraus ergibt sich, dass der Haus- oder Wohnungsmieter nur diejenigen Nebenkosten zu zahlen hat, die im Vertrag aufgeführt sind. Was nicht drin steht, kann der Vermieter nicht umlegen. Im Nachhinein können nur im gegenseitigen Einvernehmen neue Kostenarten in den Mietvertrag aufgenommen werden. Wenn sich der Mieter dagegen sperrt, also einer Vertragsänderung nicht zustimmt, dann bleibt alles so, wie es ist. Die Höhe der Vorauszahlung für die Nebenkosten sollte zu jeder Kostenart möglichst genau und kostengerecht sein. Der Vermieter sollte nicht mit übermäßig hohen Zahlungen in Vorlage treten müssen; andererseits sollte er aber auch nicht unverhältnismäßig hohe Vorauszahlungen bis zur Jahresabrechnung auf seinem Konto ansammeln, buchstäblich horten. Viele Kostenarten lassen sich aufgrund von Erfahrungswerten oder von Abrechnungen aus Vorjahren recht genau berechnen. Im Interesse von Vermieter und Mieter sollten die Nebenkosten auf keinen Fall pauschaliert, sondern im Einzelnen nach Kostenarten berechnet und abgerechnet werden.

In der BetrKV sind die Kostenarten für die Betriebskosten definiert. Es sind die Heizkosten, sofern der Mieter nicht selbst Vertragspartner des Energieversorgers ist, so wie beim Strom auch. Grundsteuer, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Wasserversorgung, Beleuchtung von Gemeinschaftsräumen, Schornsteinreinigung sowie Kosten für den Fernsehanschluss bei Gemeinschaftsantennen- oder Breitbandanschluss sind die typischen und gängigen Nebenkosten. Je nach Mietobjekt sind ferner die Kosten für eine Gartenpflege, für eine Gebäudereinigung sowie für einen Aufzug im Gebäude umlagefähig.

Der Vermieter sollte ein Interesse an einem einvernehmlichen Miteinander mit seinem Mieter beziehungsweise mit seinen Mietparteien haben. Im Mietvertrag haben beide Parteien unterzeichnet, welche Kostenarten Nebenkosten sind. Die sollten in der Nebenkostenabrechnung übersichtlich und nachvollziehbar aufgeführt werden. Hilfreich und vertrauensbildend ist immer, wenn der Vermieter Kopien von Abrechnungen über einzelne Kostenarten wie Wasserversorgung, Müllabfuhr, Straßenreinigung oder Gartenpflege der Nebenkostenabrechnung als Anlage beigefügt. Der Mieter sieht, was für was berechnet wird und wie sich sein eigener Anteil an diesen Kosten ermittelt. Je mehr der Mieter weiß und informiert ist, umso geringer ist das Streitpotential.

Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb eines Jahres erstellt werden. Wenn das aus Sicht des Vermieters wegen abweichender Abrechnungszeiträume nicht für alle Kostenarten möglich ist, dann können diese Nebenkosten nachträglich, sozusagen im zweiten Schub abgerechnet werden. Die Widerspruchsfrist des Mieters gegen eine Nebenkostenabrechnung beträgt ebenfalls ein Jahr. Dieser Zeitraum wird in der Praxis allerdings kaum ausgeschöpft.

Viele Unstimmigkeiten über Nebenkostenabrechnungen können dadurch vermieden werden, dass Vermieter und Mieter offen miteinander umgehen. Grundlage ist der Mietvertrag mit den Kostenarten aller Nebenkosten und den Kostenhöhen der monatlichen Vorauszahlungen. Den Vertrag haben beide Seiten aus freien Stücken unterschrieben, und den sollten sie auch so einhalten. Wenn korrekt abgerechnet wird, woran ein seriöser Vermieter interessiert ist, dann kann er von seinem Mieter dieselbe Verhaltensweise erwarten. Das heißt, pünktliche Mietzahlung inklusive der Nebenkosten und zeitnahe Bezahlung der jährlichen Nebenkostenabrechnung. Umgekehrt erwartet der Mieter auch eine zeitnahe Erstattung seiner zu viel geleisteten Vorauszahlung auf die Nebenkosten.

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